Mediaweb | De 26 beste tools voor remote teams volgens 11 experts

Geen zin om te lezen? Luister naar deze blogpost via de player hieronder:

De afgelopen 18 maanden gingen we met zijn allen veel meer remote werken. Bij CopyRobin kozen we er zelfs voor om 100% remote te gaan. Geen kantoor meer. Iedereen werkt permanent vanuit huis. Het bevalt ons uitstekend.

Het ziet ernaar uit dat veel bedrijven tenminste een deel van de tijd remote blijven werken. Ook als alles weer ‘normaal’ is na de pandemie.

Gelukkig zijn er inmiddels veel digitale tools die het ons makkelijk maken om teamwerk op afstand te organiseren en om contact met teams en klanten te houden.

Om te ontdekken wat de beste tools voor remote teams zijn, vroegen we aan een aantal experts wat hun digitale oplossingen zijn voor teamwerk op afstand.

Aan het woord komen Romano Groenewoud (SEO Geek), Sander Kwint (Reprise Digital), Petra Visser (Prima Content), Aaron Mirck (Presscloud.co), Joran Hofman (Leadfeeder, Sales Loves Marketing), Andy Hoek (Invalshoek), Martijn van Tongeren (IMU), Bas van Petten (Bambuu), Yvonne Bierings (B2B2C.nl, The Content Case) en Pierre de Jong (B&IS) en ikzelf (Eric van Hall, CopyRobin).

TOOL #1 – GOOGLE SUITE

Maar liefst zeven van onze experts kiezen een of meerdere programma's en apps uit de Google Suite. Ook wel bekend als Google Workspace of G-Suite. De Google Suite bestaat uit onder meer Google Docs en Google Sheets, maar behelst ook Google Meet, een kalendertool en zakelijke e-mail. Al deze tools sluiten op elkaar aan en gebruik je ook makkelijk op je mobiel. 

De hele G-Suite maakt Android-gebruiker Sander Kwint superblij. Dit komt onder andere door de cross device-mogelijkheden. "G-Suite is voor mij de perfecte oplossing voor (semi-)professioneel en persoonlijk gebruik." 

Voor Aaron Mirck is Google Drive een no-brainer: "Waarom zou je in vredesnaam nog iets mailen, als je ook met je team aan een sheet of doc kan werken?" schrijft hij.

Joran Hofman vindt Google Suite een prima pakket om online samen te werken en iedereen in de loop te houden. "Met de Google tools zoals Google Docs, Google Sheets en Google Meet zorg je dat altijd iedereen op de hoogte is. Laat comments achter en werk altijd samen in de laatste versie van een document."

Andy Hoek gebruikt Google Workspace om samen te werken in documenten, spreadsheets en presentaties. "Door het plaatsen van opmerkingen en het reageren erop is het kinderlijk eenvoudig om tot de definitieve versie van een document te komen."

TOOL #2 – GOOGLE MEET

Omdat zoveel experts deze tool uit de Google Suite noemen als een van de beste tools voor remote teams, lichten we deze apart uit.

Voor Google-adept Romano Groenewoud is Google Meet de fijnste meeting-oplossing: "In principe heb ik alle meetingtools al voorbij zien komen. Ik ga altijd mee met de flow, want de klant is koning. Maar Google Meet vind ik toch het fijnst werken." 

Aaron Mirck zegt over Google Meet: "Webinars, vergaderingen en kennismakingen regelen we allemaal met een muisklik in Google Meet."

Bas van Petten gebruikt de hele G-suite, maar tijdens de lockdown gebruikten ze vooral Google Meet intensief: "We werken al sinds het begin van Bambuu met Google. Dat is natuurlijk helemaal ingericht op remote werken."

Ook Yvonne Bierings is een grote fan van Google Meet: "De ideale vergadertool, zeker wanneer je Gmail en Google Workspace gebruikt. Je afspraak wordt direct in je agenda gezet. Daarnaast nodig je makkelijk mensen uit en neem je deel aan teamvergaderingen. Ik vind het erg gebruiksvriendelijk en eenvoudig toegankelijk."

Leestip: De 17 beste gratis SEO-tools in 2020

TOOL #3 – ASANA

Pierre de Jong is erg enthousiast over Asana. Hij ziet het als een flexibel platform voor werkmanagement. Daarbij drukt hij ons op het hart dat werkmanagement veel meer is dan een to-dolijstje, een planning, projectmanagement, CRM of een werknemersportaal. 

Pierre geeft een uitgebreide uitleg over Asana: "De Asana-omgeving is te configureren voor alle soorten van samenwerking en organisatie. Het biedt verschillende opties, variërend van een gratis werkomgeving voor één team tot meer complexe business- en enterpriseversies voor grote bedrijven en multinationals. 

In de online omgeving nodig je naar wens eenvoudig partners of gasten uit voor verschillende onderdelen. Asana maakt daarmee het samenwerken met externe partijen binnen de eigen werkomgeving mogelijk."

Martijn van Tongeren regelt zijn volledige projectmanagement en communicatieflow in Asana. Hij vertelt dat alle taken die moeten gebeuren automatisch onder het juiste project vallen, waardoor je een goed overzicht hebt over de scope van het project. Ook geeft het hem rust dat hij zijn taken uit kan filteren op alleen 'vandaag'. Zo wordt hij niet afgeleid door de taken die hij later nog moet doen. 

Daarnaast heeft hij geen last meer van kwijtgeraakte afspraken en andere communicatie, omdat alles nu via Asana gaat: "Door in Asana alle communicatie bij een specifieke taak te hebben, staat alles direct op de juiste plek gedocumenteerd. Hierdoor ga je zelfs na een jaar gewoon weer verder waar je gebleven was. Wij gebruiken intern nu helemaal geen e-mail meer, maar gebruiken alleen nog Asana."

Asana was zelfs al voor corona de favoriete tool van Andy Hoek voor remote teams. "Asana geeft een volledig overzicht van alle projecten die lopen en alle taken binnen die projecten. Bovendien biedt het de mogelijkheid om hierover discussies te voeren binnen het team. Daardoor weet iedereen altijd precies wat er speelt!" 

TOOL #4 – ZOOM

Zoom is een tool voor videovergaderen. Je gebruikt het zowel één-op-één als in een groep. 

Sander Kwint vindt 'Zoomen' een stuk lekkerder klinken dan 'Teamen'. Maar ook qua functionaliteit is hij een Zoom-fan: "Makkelijke tool, veel mensen hebben de app geïnstalleerd, het doet wat het moet doen. Niks meer, niks minder."

Pierre de Jong houdt van Zoom omdat hij hiermee snel een overleg op kan starten vanuit een taak in Asana. Toch maakt hij nóg liever gebruik van het taakgerichte instant messaging in Asana: "Want mondeling overleg en online vergaderen gaat altijd ten koste van de focus op de kerntaken." 

Zoom is de tweede favoriete tool van Andy Hoek. Hij vindt het handig om hiermee één-op-één te overleggen en interne vergaderingen te houden. "En we gebruiken Zoom voor sales en besprekingen met onze klanten."

TOOL #5 – TRELLO

Trello is een online en mobiele projectmanagementstool. Romano Groenewoud gebruikt het om te voorkomen dat mensen aan komen zetten met stoffige rapporten of PowerPoint-presentaties. 

"Trello dwingt je om het probleem én de deliverable beknopt te beschrijven. Het schept daarbij overzicht. Wanneer je een taak voltooit, sleep je deze simpelweg naar de 'done'-sectie."

Zelf ben ik ook fan van Trello. Bij CopyRobin gebruiken we Trello voor de samenwerking op speciale projecten. Denk aan development van onze website en de planning van onze blogs. Deze tool is intuïtief en heel geschikt om asynchroon samen te werken binnen een gelegenheidsteam voor een losstaand project.

TOOL #6 – SLACK

Slack is een tool voor interne communicatie. Dit is het allerbelangrijkste binnen een remote organisatie, aldus Joran Hofman. "Bij Leadfeeder werk ik al 4,5 jaar remote en dit is onze go-to tool voor alle interne communicatie. Zorg dat je voldoende kanalen aanmaakt en de juiste mensen hier aan toevoegt. Wij hebben veel integraties zelf gebouwd, waarbij belangrijke zaken direct in Slack komen."

Volgens Aaron Mirck is Slack een geweldige tool voor snelle, directe en betrouwbare communicatie, "Hier kan weinig tegenop. Handig terugzoeken wat je hebt gemist, waarmee de tool een soort logboek wordt. Kan je nog zonder?"

Leestip: Dit zijn de 37 beste schrijftools volgens de experts

TOOL #7 – WONDER

Wonder is een social tool waarin je ontmoetingen ‘visueel’ kan maken. "Je kunt virtueel bij elkaar aansluiten en een praatje maken in een groepje," aldus Petra Visser.

TOOL #8 – MICROSOFT TEAMS

Microsoft Teams staat met stip op nummer 1 voor Sander Kwint. "Als er één oplossing is die thuis samenwerken mogelijk maakt, dan is het Microsoft Teams. Ik zie nergens anders een hele stack die vrijwel naadloos samenwerkt." 

Hij vindt wel dat de gebruiksvriendelijkheid en de UX beter kunnen, maar ja: "het is geen Google of Apple, het blijft Microsoft."

TOOL #9 – TEAMWORK

Bas van Petten vertelt dat Teamwork het projectmanagementsysteem van Bambuu is. Ook hun communicatie over lopende projecten verloopt via deze tool. "Zo kan je communiceren over specifieke taken of projecten, nieuwe mails (notities) aanmaken en deze delen met het team."

TOOL #10 – NOZBE TEAMS

Als fan van Mac en de timemanagementmethode ‘Getting Things Done’ van David Allen, gebruikte ik vroeger de Mac en iOS-only task en project manager Omnifocus. Maar helaas: deze prima tool was niet geschikt voor het online werken met teams. 

Bij toeval kwam ik Nozbe Teams tegen, een speciaal ontwikkelde SaaS-oplossing voor remote teams. Het aanmaken van projecten en taken werkt super eenvoudig. Wat mij vooral bevalt is hoe flexibel alles werkt. 

Wat mij betreft is Nozbe het beste uit en Asana en Trello gecombineerd, maar dan met de filosofie van Getting Things Done. Een absolute aanrader.

Tip: luister naar de No Office Podcast van de Nozbe oprichters voor tweewekelijkse inspiratie en informatie over het werken met remote teams.

TOOL #11 – OFFICE 365

Pierre de Jong gebruikt Office 365 zowel voor de werktools als voor de cloudopslag. "Het is verstandig om, afhankelijk van werktools zoals Microsoft Office of Google Works, informatie in de cloud op te slaan. Ik maak zelf gebruik van Office 365 en OneDrive."

TOOL #12 – WHATSAPP

WhatsApp is de favoriete tool van Yvonne Bierings. Ze nuanceert dat het misschien niet de handigste tool is voor klantcontact, maar wel ideaal voor samenwerking met compagnons. Je kunt snel screenshots uit je mail sturen en deze ook eenvoudig terugzoeken. Je stuurt snel even een berichtje, met je mobiel of door in te loggen via desktop.

TOOL #13 – SYSTEMHUB 

 

Via een podcast vond ik SystemHub. Dit is een ‘wiki-achtige’ omgeving om je bedrijfsprocessen (standard operating procedures) snel en gestructureerd te documenteren, zodat alle medewerkers en zelfs externen alle nodige instructies kunnen krijgen.

Binnen SystemHub embed je eenvoudig video’s en voeg je daar een stappenplan aan toe. Mensen binnen én buiten je organisatie vinden dan eenvoudig de juiste werkwijze van een bepaalde procedure.

TOOL #14 – CONTENT KING

Content King is een SEO-tool om met meerdere remote webdevelopment-teams aan een website te werken. Romano Groenewoud gebruikt deze tool om overzicht te houden op zijn processen: 

"Met Content King zijn al heel wat potentiële SEO-catastrofes afgewend. Een ongepaste no-index hier, onjuiste hreflang taal-landcode daar, een cross-domain canonical die eigenlijk een zelf-refererende canonical zou moeten zijn, enzovoort. Het loopt nogal wel eens in de soep als je met meerdere personen aan een website werkt."

Leestip: 35 content marketing tools: de favorieten van onze experts

TOOL #15 – DISCORD

Discord is een chat-tool voor gamers, waardoor veel mensen uit het team van Martijn van Tongeren de tool al kenden. "Discord werkt voor een groot gedeelte hetzelfde als Slack, maar we vinden het prettiger en voordeliger."

TOOL #16 – TYPEFORM

Bij CopyRobin gebruiken we Typeform om mooie en functionele formulieren te maken. Volgens mij de beste tool om op een elegante manier input te verzamelen van derden.

TOOL #17 – OBSIDIAN

Pierre de Jong  gebruikt Obsidian als tool voor persoonlijk kennismanagement: voor het opslaan en beheren van kennis. "Vanwege de visualisatiemogelijkheden is Obsidian een prettige tool."

TOOL #18 – LASTPASS

Martijn van Tongeren vindt LastPass handig om wachtwoorden binnen een team te delen, zonder dat anderen je wachtwoord te weten komen. "Superhandig, want met honderden accounts in omloop wil je niet bij elke verandering in het team alle wachtwoorden moeten aanpassen."

Ook bij CopyRobin zweren we bij LastPass als wachtwoordmanager en veilige plek om logingegevens van onze verschillende tools met elkaar te kunnen delen.

TOOL #19 – EEN CRM-TOOL

Joran Hofman noemt niet een specifieke tool, maar benadrukt wel dat het belangrijk is om alle communicatie betreffende klanten op één plek te hebben in een CRM-tool. "Op deze manier kan je de klant altijd verder helpen en alle afspraken zien die er zijn gemaakt."

TOOL #20 – LOOM

Loom is een handige tool om screencaptures mee te maken en te delen, volgens Martijn van Tongeren.

TOOL #21 – MIRO

Miro is een digitaal alternatief voor post-it-sessies. Vooral de combinatie van fysiek afspreken en digitaal invullen werkt heel goed voor Bas van Petten.

TOOL #22 – STORMBOARD

 Petra Visser vindt Stormboard een fijne tool voor een brainstorm. "Je kunt gebruik maken van formats, maar het bord ook zelf inrichten." 

TOOL #23 – MINDMEISTER

Mindmeister is een tool voor online mindmappen, die volgens Petra Visser mooi is vormgegeven en makkelijk werkt.

TOOL #24 – KAHOOT

Petra Visser gebruikt Kahoot om mee te quizzen: "Altijd leuk om een quiz mee te organiseren!" 

TOOL #25 – BUDDYBOARD

Je productiviteit gaat omhoog door samen met je team tijd vrij te maken voor ontspanning, aldus Romano Groenewoud. "Even verstand op nul en dobbelen! Dan daarna weer vol overgave aan het werk."

TOOL #26 – TEXTEXPANDER

Last but not least: TextExpander. Deze tool gebruiken we bij CopyRobin om standaard stukjes tekst (‘snippets’) super snel te kunnen hergebruiken in e-mails, LinkedIn berichten en tal van andere teksten.

Het is een zeer complete tool. Zo kun je er ook berekeningen mee uitvoeren. Ik gebruik Textexpander bijvoorbeeld ook voor het snel opstellen van facturen. En het mooie is dat je in de Teams versie de diverse snippets met elkaar kunt delen.

Er is een desktop versie voor Mac en Windows en een speciaal iOS keyboard, zodat je ook op je iPhone en iPad de kracht van Textexpander kunt benutten.

TOT SLOT

We bedanken hierbij de experts voor hun waardevolle inbreng en de tijd die ze namen om hun kennis met ons te delen. Gebruik jij ook een van deze tools of juist iets heel anders? Laat het ons hieronder weten in de comments.

Remote samenwerken met de beste copywriters?
Probeer CopyRobin nu gratis

Deze post delen?

e book online marketing checklist 2018

Meer inspiratie?

Wekelijks een e-mail notificatie ontvangen als onze nieuwste blog live staat?
Ja graag! →

0 reacties op “

No one has commented on this page yet.

Reageren niet meer mogelijk.